«Газпромнефть-Снабжение»
Пилот перешёл в промышленную эксплуатацию. Правила поиска и сравнения трубопроводной арматуры перенесли в систему за две недели, опираясь на ГОСТ 24856-2014 и ГОСТ 4666-2015.
Платформа закупоксводка КП за минуту
Забирает коммерческие предложения из почты и корпоративных систем и меньше чем за минуту сводит позиции в одну таблицу. Рядом варианты поставщиков и текст для финконтроля.
- 01СводкаExcel, PDF и письма приводятся к единому виду, позиции сопоставляются с точностью выше 92%
- 02АналогиЗамены по характеристикам и стандартам, в том числе отечественные
- 03ВыборНесколько вариантов цепочки закупки и обоснование для финансового контроля
Задача
Берут первыйпонятный вариант
Таблицу сравнения собирают вручную целый день и выбирают того, кто дешевле по большинству позиций. Разделить объём между поставщиками часто выгоднее, но по 20 КП это вручную не посчитать.
Разные форматы
Excel, PDF или текст в письме, позиции и единицы у всех свои. На сведение уходит от 4 часов до рабочего дня.
Не только цена
Один дешевле, но везёт месяц, другой дороже, но всё на складе, третий даёт цену только за весь объём. Пока идёт разбор, предложения устаревают.
Почта и телефон
Запросы рассылают вручную, ответы собирают и напоминают о них. Переторжка — ещё один круг писем, поэтому её проводят редко.
Нет позиции
Часть номенклатуры больше не поставляется, и закупка стоит, пока ищут замену.
Выбор нужно защитить
Решение проверяют финконтроль и комиссия, а обоснование готовят вручную.
Решение
Как проходитзакупка
Платформа ставится коробкой на серверы заказчика и подключается к почте и учётным системам. Поставщики отвечают как обычно.
- 01ПотребностьЗаводится вручную или подтягивается из учётной системы.
- 02Запрос КПРассылается выбранным поставщикам прямо из платформы.
- 03Сбор предложенийПлатформа сама забирает ответы из корпоративной почты, старые файлы загружаются импортом.
- 04СводкаПредложения приводятся к единому виду и сопоставляются меньше чем за минуту.
- 05ПереторжкаФиналисты улучшают условия, новые КП встают в ту же сводку.
- 06Варианты цепочкиСамый дешёвый, самый быстрый и сбалансированный, с обоснованием каждого.
- 07Отчёт с аргументациейПочему выбран этот поставщик и чем он лучше альтернатив.
- 08ЗаказОформление и статусы, статистика по поставщикам в дашборде.
Как устроена платформа
Один товарпод разными именами
Две непохожие строки бывают одним товаром, а две почти одинаковые оказываются разными. Платформа различает такие пары.
Поставщик АОдин товарПоставщик Б
эквивалентные обозначения · международное и ГОСТ
Подшипник в международном обозначении и по ГОСТ. Не совпадают ни одним символом, но это одна позиция.
решено правиломПоставщик АРазные товарыПоставщик Б
Кабель 3×2,5. Разница в одну букву «П»: круглый и плоский кабель. Нечёткий поиск сочтёт их одинаковыми, система — нет.
разные позицииПравила и ИИ
Сначала правила, потом ИИ
Правила задают, какие части названия значимы, какие обозначения эквивалентны и как пересчитывать единицы. ИИ подключается, только если правила не справились. Система помечает, что решено моделью и с какой уверенностью.
92%+
точность сопоставления позиций
70%+
сравнений уходят без правок целиком
Аналоги
Замена собъяснением
Тот же механизм, что сопоставляет «6205-2RS» и «180205», ищет и замену: если позицию перестали поставлять, её нет в предложениях или нужна отечественная.
Аналоги подбираются по характеристикам и обозначениям разных стандартов, у каждого видно, где он совпадает с исходной позицией и где отличается. Правила подбора настраиваются в справочниках без доработки кода.
Решение о замене принимает специалист.
Варианты цепочки
Три варианта,у каждого расчёт
Платформа предлагает несколько вариантов закупки: самый дешёвый, самый быстрый и сбалансированный. Для каждого видно, из чего он складывается.
Запрос КП
Рассылается из платформы, ответы приходят на корпоративную почту и сами попадают в сравнение.
Переторжка
Финалисты улучшают условия, новые КП встают в сводку рядом с исходными. Теперь её можно проводить и по небольшим закупкам.
Обоснование
Отчёт с аргументацией
Какие варианты рассматривали, почему выбран этот поставщик или их комбинация и чем проиграли остальные. Всё берётся из той же сводки.
Без объяснения решение не пройдёт финконтроль.
Сводка · вариант «дешевле»
Сводка · вариант «дешевле»
Результат
Пилот в «Газпромнефть-Снабжении»в 3 раза больше закупок
ПоказательДо внедренияС платформой
Закупок в месяц тем же составом отделаоколо 40120–140
Сводка по всем КПот 4 ч до 1 рабочего дняоколо 1 мин
Точность сопоставления позиций—выше 92%
Сравнения, принятые без правок—более 70%
Варианты цепочки закупкиодин очевидныйнесколько, с обоснованием каждого
Обоснование выбора поставщикасобирается вручнуюформируется автоматически
Запрос КП и переторжкаписьмами и звонкамииз платформы, ответы попадают в сводку
Экономия появляется за счёт выбора: у закупщика есть время сравнить комбинации поставщиков.
Заказчик
16 тысяч КПуже разобрано
База предложений
2 000+
поставщиков в базе
каждая клетка — 40 предложенийбаза пополняется
База пополняется с каждой закупкой, история цен и условий хранится на серверах заказчика.
Что написанов предложении
Платформа читает текст КП: названия, единицы, сроки и условия. Формат файла на сравнение не влияет.
Разбирает текст КП
Почта и площадки доставляют КП. Платформа приводит их к одному виду, отличает похожие позиции и подбирает аналоги.
Несколько поставщиков в одной закупке
Варианты закупки с учётом цены, сроков и условий и раскладка по каждому.
Как считается экономия: правила + ИИ
Сопоставление на правилах. ИИ подключается только там, где они не справились. Отчёт готов для финконтроля.
Развёртывание на серверах заказчика
Цены и условия контрактов не уходят наружу.
Внедрение
1–2 неделидо запуска
Основная работа при запуске — настройка правил сопоставления под номенклатуру заказчика. Логика сравнения хранится в конфигурациях, поэтому отраслевую специфику мы настраиваем без доработки кода.
Оборудование
Сервер в контуре заказчика, платформа разворачивается коробкой на его инфраструктуре
Интеграции
Корпоративная почта, через которую уже идёт переписка с поставщиками, и учётные системы. Потребности и номенклатура подтягиваются из них
Исторические данные
Накопленные предложения загружаются через импорт, база цен не теряется
Настройка
Разбираемся в процессе закупок заказчика, составляем правила и показываем результат
Кто ведёт правила
Обычно мы. Дальше либо дорабатываем правила под текущие потребности, либо обучаем команду заказчика вести справочники самостоятельно
Безопасность
Закрытый контур, ролевая модель, журнал действий пользователей
Мнение
«Найти поставщиков сейчас несложно. Время уходит на сравнение их предложений, и пока закупщик вручную сводит таблицы, он берёт очевидный вариант. Мы сделали так, чтобы сводка строилась быстро, а у каждого решения было объяснение для финансового контроля».
Выбирайте поставщикапо данным
Сведём ваши КП в платформе и посмотрим, сколько закупок отдел закроет тем же составом.
Заполнить бриф
